7 tips voor het inhuren van de perfecte Virtuele Assistent (VA)

By Blog Leave a comment
7 tips voor het inhuren van de perfecte Virtuele Assistent

Inique4U 3 jaar!

Het is drie jaar geleden dat ik Inique4U heb opgericht. Vanaf dat moment laat ik me inhuren als Virtueel Assistent (VA). Ik heb drie leuke en interessante jaren gehad als VA. Ik heb veel geleerd over het vak, over de verschillende applicaties maar zeker ook over de opdrachtgevers.

Nieuwe website

Dit blog is het eerste blog op mijn nieuwe website. Wat vind je ervan? Op de website vind je de pakketten die ik aanbied. Mijn expertise als VA komen tot uiting bij opdrachten waarmee ik managers en ondernemers kan helpen structuur in de administratieve en secretariële stroom te krijgen. Daar ga ik me op richten.

Ik wil werken daar waar er chaos heerst. Ik wil structuur aanbrengen en mezelf overbodig maken. Ik wil het werk weer kunnen overdragen aan de vaste krachten zodat ik met stille trom kan vertrekken in de wetenschap dat het allemaal goed is. Dat maakt mij blij, dat maakt mijn opdrachtgever blij.

Hoe vindt je de perfecte VA?

Je overweegt het inhuren van een VA maar hoe voorkomt u nu een teleurstelling? Hoe vind je nu de perfecte VA? Waar moet je op letten? Ik deel graag de tips van Pauline Cabrera met je omdat ik deze van harte ondersteun.

Het begint bij de opdracht

Je hoort waarschijnlijk verschillende verhalen over het inhuren van een VA. De verwachtingen komen niet altijd uit. Maar komt dat door de VA of door een onduidelijke opdracht?

Je vindt de perfecte VA met duidelijke communicatie en een goede voorbereiding.

vergader

Ik geef u 7 tips.

 

Tip 1: Wees specifiek in uw wensen

Een VA kan en wil veel voor je doen, maar je moet het hem of haar wel vertellen. Een VA is een duizendpoot, een organisator en een enthousiast ondersteuner maar een VA is geen helderziende.

Stel uw opdracht zorgvuldig op, waar heb je behoefte aan? Wat is het gewenste eindresultaat? Wat vind je belangrijk? Hoe specifieker je je wensen formuleert des te meer kans dat je de juiste VA aantrekt voor de opdracht. Elke VA bekijkt voor het aannemen van de opdracht of de opdracht past bij hem of haar.

Niemand zit immers te wachten op een teleurstelling. Met duidelijke afspraken voorkom je miscommunicatie en tijdverspilling.

 

Tip 2: Communiceren met uw VA

Communicatie is essentieel voor een succesvolle werkrelatie. Om te krijgen wat je wilt is het belangrijk regelmatig te communiceren met je VA. Communiceren is gemakkelijker met een VA die woont in een tijdzone die niet veel verschilt van de jouwe. Een VA uit een andere tijdzone is weer raadzaam als je een nachtmens bent. Handig als je juist laat of in de nacht de tijd en rust kunt vinden voor overleg met je VA.

 

Tip 3: U krijgt waarvoor u hebt betaald

Voor een dubbeltje op de eerste rang zitten, dat willen we allemaal. Ik zeg niet dat het onmogelijk is maar dat is wel zoeken naar een naald in een hooiberg. Voor kwaliteit betaal je, net zoals jij betaalt wilt worden voor jouw werkzaamheden. Maar wat is dan een redelijke prijs? Doe een onderzoek en vergelijk het aanbod.

 

Tip 4: Vraag om aanbevelingen

Elke VA die al een tijdje werkzaam is als VA kan referenties overleggen. Uit de referenties kun je de kracht lezen van deze specifieke Virtuele Assistent. Als er staat dat hij of zij punctueel is, en dat vind je heel belangrijk, dan is dit de juiste VA voor jou. Waarschijnlijk houdt hij of zij zich precies aan de tijdstippen die jullie samen hebben afgesproken. Vind je het belangrijker dat hij of zij flexibel is en het geen probleem vindt om in de avonden en weekenden nog iets voor je te regelen, dan kies je waarschijnlijk liever voor een VA waaruit dit blijkt uit een referentie.

 

Tip 5: Vraag om voorbeelden

Vindt je het belangrijk dat de VA af en toe een tekst kan schrijven voor een folder of website? Vraag naar voorbeelden waaruit blijkt dat deze kwaliteit aanwezig zijn. Misschien vind je het belangrijker dat brieven goed worden opgemaakt of goed worden gearchiveerd? Of is notuleren of administreren de belangrijkste taak. Vraag naar de VA hoe hij of zij het werk organiseert waar jij prioriteit aan geeft.

 

Tip 6: Wees duidelijk over uw sector

Omdat de VA namens jou taken uitvoert, zijn ook hierover goede afspraken belangrijk. Maak je assistent duidelijk in welke sector je werkt en in wat voor bedrijf de VA komt te werken. Spreek duidelijk af wat ‘the tone of voice’ is. Spreek je verwachtingen uit.

 

Tip 7: Geef het de tijd

Het kost tijd om een goede samenwerking te ontwikkelen, geef elkaar die tijd. Betrek je VA daar waar mogelijk is om de betrokkenheid te vergroten. Dat is voor beide prettig.

 

Contact

De werkrelatie is gedoemd te mislukken als één van de partijen niet bereid is om te investeren. Natuurlijk mag je wat verwachten van de VA die je inhuurt. Maar het gaat niet vanzelf.

Hebt je nog vragen aan mij? Stel ze gerust. Misschien kan ik je helpen of  je doorverwijzen naar iemand uit mijn netwerk.

Tagged under:

Leave a Reply

Your email address will not be published.