Wie doet wat?

By Blog Leave a comment

Vraag jij je ook wel eens af waarom er zoveel verschillende functienamen zijn voor personen die ondersteunende werkzaamheden verrichten?

En wie doet nu eigenlijk wat?

Wat is het verschil tussen een Secretaresse en een Officemanager?

En wat is de toegevoegde waarde van al die verschillende benamingen? De functienamen worden door elkaar gebruikt en kennen geen uniforme beschrijving.

Wat is het verschil tussen een Secretaresse en een Secretarieel medewerker?

Een secretaresse is een persoon die vaak als werknemer het secretariaatswerk opneemt voor meestal een functionaris of een instantie in een ondersteunende rol.

Een ‘mannelijke secretaresse’ krijgt doorgaans de titel secretariaatsmedewerker.

Bron: Wikipedia

Wat denk jij?

Is het nu duidelijk? Wat vind jij van al die verschillende benamingen? Zie jij nog het verschil?
Denk jij dat de functiebenaming Secretaresse tegenwoordig de lading nog dekt?

Verwarrend

De verschillende benamingen zijn verwarrend. Volgens mij zijn er drie grote verschillen.

  1. De Secretaresse
  2. De Management Assistent
  3. De Officemanager

 

Ik zie het zo:

Secretaresse

Een Secretaresse is in dienst van de ondernemer en werkt op kantoor. Een Secretaresse is een duizendpoot en voor alle randzaken inzetbaar. Bijvoorbeeld voor:

  • het schrijven van brieven.
  • notuleren van vergaderingen.
  • telefoontjes aannemen en doorverbinden .
  • agendabeheer.

De Secretaresse is vaak een eerste aanspreekpunt voor gasten en medewerkers. Een Secretaresse is reactief en werkt naar gelang zijn of haar inzet gevraagd wordt.

 

Een Secretaresse werkt voor de afdeling

 

Management Assistent

Een Management Assistent is in dienst van de ondernemer en werkt op kantoor. Een Management Assistent neemt veel werk uit handen van de directie en managementleden. Een Management Assistent regelt afspraken, verzorgt de correspondentie en ondersteunt het management bij de planning van hun werk.

Een Management Assistent regelt vaak ook de zakenreizen en boekt hotels. De Management Assistent notuleert niet alleen de vergadering, maar plant en regelt die ook, zorgt voor de juiste documenten, ruimte en afstemming van de agenda’s. Een Management Assistent is proactief, werkt zelfstandig en draagt eigen verantwoordelijkheid.

 

Een Management Assistent werkt voor één of meerdere managers

 

Officemanager

Een Officemanager is een persoon die ervoor zorgt dat de werkzaamheden in een kantoor soepel verlopen

Daarnaast heeft een Officemanager vaak de volgende taken:

  1. Het beheren van personele zaken.
  2. Het regelen van facilitaire zaken.
  3. De inkoop van kantoorartikelen en het beheren van de budgetten daarvoor.
  4. Het geven van leiding aan het secretariaat.

 

Een Officemanager ondersteunt bij de bedrijfsvoering

VA (Virtueel Assistent)

Naast Secretaresse, Management Assistent en Office Manager zijn er met de komst van de digitale snelweg ook nieuwe benamingen gekomen. Moneypenny introduceerde de titel Virtueel Assistent (VA) in Nederland. Ik heb zelfs nog de prijs VA van het jaar in ontvangst mogen nemen.

Veel zzp’ers noemen zich een VA maar hebben vaak verschillende aandachtsgebieden. Daar waar de ene VA zich richt op social media wil de andere VA bijvoorbeeld de boekhouding voor je verzorgen.

 

Een Virtueel Assistent is een zzp’er en helpt (eventueel op afstand) met verschillende ondersteunende werkzaamheden.

 

Introductie Out of the Officemanager

Met deze diversiteit in gebruik van de term VA heb ik besloten een heldere benaming te kiezen. Inique4U introduceert de Out of the officemanager.

  1. Een Out of the Officemanager is een ondernemer die bedrijven ondersteunt met een goede bedrijfsvoering. Er wordt niet alleen werk uit handen genomen, maar werk wordt ook beter georganiseerd.
  2. Een Out of the Officemanager richt de administratie en het secretariaat zo in dat er efficiënt gewerkt kan worden. Er wordt gekeken naar het gehele proces en niet alleen naar het product.
  3. Een Out of the Officemanager werkt vanuit een eigen werkplek in combinatie met de aanwezigheid op het bedrijf van de ondernemer. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn om medewerkers te begeleiden of om anderen in te werken. Is de klus geklaard, dan gaat de Out of the Officemanager naar de volgende klant.

 

Een Out of the Officemanager is een ondernemer met als hoofdtaak het efficiënt inrichten van werkprocessen voor haar klanten.

 

Helder?

Is het nog niet helder of heb je een andere mening? Deel je reactie gerust onder mijn blog. Ik houd ervan om kennis te delen.

Heb je ondersteunend werk nodig neem dan contact met mij op.  Ben jij al op de hoogte van alle handige programma’s en app’s die je werk makkelijker maken? Ik deel ze graag met je!

Ik wil graag met je bespreken wat ik als Virtueel Office Manager voor je kan betekenen en hoe we jouw ondersteunende bedrijfsvoering kunnen structuren en leuker maken.

Bel mij als je vastloopt!

Tagged under:

1 Comment

  • Leonie Bruning Beantwoorden

    Ja, het is inderdaad verwarrend met al die benamingen.
    En dan te bedenken dat b.v. een secretaresse nog verschillende functies kan omvatten zoals:
    – de directiesecretaresse
    – de afdelingssecretaresse

    En dan nog maar te zwijgen over de taken die worden toegekend aan deze belangrijke ondersteunende beroepen.

    Bij een groot bedrijf of organisatie heeft een secretaresse vaak een heel afgebakend takenpakket, terwijl dezelfde functie in een kleiner bedrijf heel divers is.

    Dat maakt het vak volgens mij heel boeiend.
    En fijn om te weten dat je als kleine zelfstandige niet meteen iemand in dienst hoeft te nemen, maar dat je ook gebruik kunt maken van Virtuele Assistenten die je op uurbasis kunt inhuren.
    Zo kan de ondernemer zich concentreren op zijn/haar eigen expertise!

Leave a Reply

Your email address will not be published.