Proactief plannen

By Blog, timemanangement, Tips

proactief plannenJe hebt goede voornemen om dit jaar een aantal zaken anders aan te pakken. Maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste prioriteiten stelt? Om dit jaar nog beter te starten, raad ik je aan om je agenda te gaan plannen!

Ga nu proactief plannen!

Hoe vaak gebeurt het dat als je ’s avonds naar huis gaat en dat je ondanks het feit dat je druk hebt gehad, toch bijna niets van je eigen takenlijst hebt kunnen afhandelen? Te vaak? Leer nu proactief te plannen en profiteer van de voordelen.

 

Wat is proactief plannen?

Proactief plannen is een vorm van timemanagement waarbij je je dag op voorhand structureel indeelt. Probeer het eens uit! Wacht niet met plannen tot het nieuwe jaar begint, maar start vandaag nog met het plannen van je afspraken en taken. Een goede planning verbetert de resultaten en geeft rust en houvast.

 

Moeite met plannen? Niet met deze tips!

Proactief plannen is makkelijker gezegd dan gedaan. Ik begrijp dat. Ik zoek altijd naar manieren hoe ik beter kan plannen en effectiever kan werken. Ik deel je tips die mij hebben geholpen.

 

   Tip 1: Leg prioriteiten vast

Dat lijkt logisch maar heel eenvoudig is dat niet. Alles lijkt belangrijk te zijn en alles lijkt urgent. Maak een top 3 van je doelen voor dit jaar.
Doelen kunnen bijvoorbeeld zijn:

  1. Ik zet mijn nieuwe product in de markt.
  2. Ik wil de service naar klanten toe verbeteren.
  3. Ik wil de interne communicatie in mijn bedrijf optimaliseren.
  4. Ik wil mijn administratie beter gaan bijhouden.
  5. Ik wil meer vrije tijd.
  6. Ik wil mijn omzet verdubbelen.
  7. Ik wil bedrijfswagens gaan inzetten.

Koppel nu je taken aan de doelen. Taken die een bijdrage leveren aan je eerste doel geef je meer prioriteit dan aan taken die gekoppeld zijn aan doel 7. Dit houdt in dat de productbeschrijving van je nieuwe product meer prioriteit krijgt dan de folder over bedrijfswagens. Terwijl ik mij goed kan voorstellen dat je gemakkelijk in de verleiding komt door de offerte die je hebt gekregen van de dealer en aan de hand van de folder het internet opgaat om te kijken en te vergelijken.  Je besluit, doordat je direct in actie komt op de offerte, heeft tot gevolg dat het marketingbureau moet wachten op je feedback van de productbeschrijving. Terwijl je zelf hebt bepaald dat het in de markt zetten van je nieuwe product je eerste doel is.

Een redelijk eenvoudige benadering en erg effectief. Het maakt je bewust van je acties.

 

  Tip 2: Stel jezelf de juiste vragen om de prioriteit van je taken te bepalen

Als je weet welke taken een bepaald doel dienen, dan is het gemakkelijker om een prioriteitenlijst te maken. Stel jezelf de volgende vragen bij het maken van de prioritering.

  1. Draagt deze taak bij aan een doel in mijn top 3?
  2. Wanneer moet deze taak af zijn en waarom?
  3. Wat gebeurt er als ik dat niet doe?

Naar aanleiding van de antwoorden weet je hoe hoog de taak op je takenlijst komt te staan.

 

   Tip 3: Plan niet alleen je afspraken in je agenda maar ook je taken

Een agenda gebruik je om je afspraken bij te houden. Als je een nieuwe afspraak moet plannen dan zie je gaten in je agenda waar je de afspraak neer kunt zetten. Maar is die ruimte wel echt leeg?

Bedenk dat het maken van een afspraak ook een doel dient. Welk doel is dat? Het kan zijn dat er een taak op je ligt te wachten die hoger op de prioriteitenlijst staat dan de afspraak die je wilt plannen.

Zet daarom ook je taken in je agenda. Gebruik kleuren om een overzicht te krijgen in de belangrijkheid van die taak. Zo krijg je ook direct inzicht waarom je steeds vastloopt. Het verplicht je om na te denken over of je de taak voorrang geeft op de afspraak of andersom.

 

  Tip 4: Plan je volgende werkdag aan het einde van je dag

Aan het einde van je werkdag bekijk je je takenlijst. Je categoriseert opnieuw naar belangrijkheid en je maakt een planning voor je volgende werkdag. Plan realistisch zodat je na de werkdag ook tevreden kunt terugkijken op wat je hebt volbracht.

 

  Tip 5: Eat that frog

Doe de vervelendste taak eerst. Je kent het wel, die taak die je lastig vindt maar tegelijkertijd bijdraagt aan een doel in de top 3. Doe deze taak nog voordat je je mailbox opent. Het geeft je energie en voldoening als je die taak kunt afstrepen. Stel je de taak uit, dan kost het je (ongemerkt) juist energie.

 

  Tip 6: Laat je niet leiden door je mailbox

Je zult niet de enige zijn die zich laat afleiden door de mailbox. Het lezen en beantwoorden van mail is ook een taak die je kunt inplannen. Start de dag niet met je mailbox, maar plan het afhandelen van mailtjes in op verschillende momenten van de dag. Kan je een mailtje binnen vijf minuten afhandelen? Doe dat dan direct. Heeft het beantwoorden van het bericht meer tijd nodig, plan die taak dan in volgens de prioritering van je doelen. Sluit mailtjes niet als ongelezen. Dat kost je extra tijd en energie, omdat je ze op een later tijdstip nog eens gaat lezen.

 

  Tip 7: Maak gebruik van digitale mogelijkheden

Er zijn diverse apps en programma’s die het werk leuker en gemakkelijker maken. Maak gebruik van die mogelijkheden. Lees het artikel over TIME management of download de 10 apps die je niet mag missen!

 

VIP-dag

Ik kan mij voorstellen dat je niet weet waar je moet beginnen. Je hebt overal wel wat liggen en veel informatie zit in je hoofd. Hoe ga je dat aanpakken? Ik kom je graag helpen. Tijdens een VIP-dag gaan we samen aan de slag en hebben we aan het einde van de dag de boel op de rit. Het is een investering maar ik beloof je dat je er het hele jaar profijt van zult hebben.

plannen

Bel, dan maken we zo snel mogelijk een afspraak