Hoe zorg je voor een goed samenvoegbestand?

By Blog

Samenvoegen van je adressenbestand met je Wordbestand

Vind je samenvoegen van adressen in Word eigenlijk te ingewikkeld en typ je liever per brief apart het adres in? Zonde! Het scheelt je namelijk veel tijd en typefouten als je het samenvoegen beheerst.  Met mijn stap-voor-stap handleiding leg ik je uit hoe heel eenvoudig je adressen uit Excel kunt samenvoegen in Word. Zo heb je snel je mailing de deur uit.

 

Samenvoegen zorgt voor een persoonlijke touch aan je mailing

Jij wilt je goede relatie met klanten en leveranciers onderhouden. Je wilt ze op de hoogte houden van je aanbod of ze bedanken voor hun betrokkenheid. Dat doe je door ze regelmatig op de hoogte te houden via direct mailings, nieuwsberichten en uitnodigingen. Aan brieven met een persoonlijke aanhef wordt meer waarde gehecht. Dat is met samenvoegen heel gemakkelijk te automatiseren.

Als je eenmaal het trucje van samenvoegen onder de knie hebt, ontdek  je de veelzijdigheid ervan. Beperk je niet tot brieven, maar stuur eens een gepersonaliseerde kaart of flyer en combineer dat met leuke attenties waarmee je op eenvoudige wijze prima reclame kunt maken! Ik heb bij mijn driejarig bestaan een klokje gestuurd. Ik zie dit klokje regelmatig op een bureau of haard staan. Op deze manier blijf ik onder de aandacht blijf bij mijn (potentiële) klanten. Leuk en effectief!

 

Blijf onder de aandacht van je (potentiële) klanten

 

Hoe werkt het samenvoegen in Word?

Je hebt de programma’s Word en Excel nodig. In Word maak je de brief (of nieuwsbrief/flyer) en in Excel komen alle adresgegevens van je relaties. Als je al langer een bedrijf hebt, beschik je waarschijnlijk al over een klantenbestand in Excel.

 

Heb je nog geen adressenbestand? Dan is dit hét moment om er een aan te maken.

 

Werkwijze:

  • In Excel maak je een lijst klanten aan met in kolommen de gegevens: Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, Aanhef. Je kunt ook nog andere gegevens toevoegen als dat nodig is. En je slaat deze file op. Staan je adressen in een ander programma, dan kan je ze naar Excel exporteren.
  • Ga dan naar Word en maak een brief
  • Klik vervolgens op de button Mailings
  • Kies Start Mail Merge
  • Klik op Letters
  • Kies Select Recipients
  • Klik op Use Existing List.
  • Selecteer het Excel document dat je hebt gemaakt en klik op OK
  • Nu ga je de samenvoegvelden invoegen in de brief:
  • Klik op Insert Mail Field
  • Selecteer de adresgegevens
  • Voeg op de juiste plek de naam-adres-woonplaats-gegevens in en selecteer bij ‘Geachte’ de aanhef. Je kunt dezelfde gegevens op meerdere plekken gebruiken
  • Als je klaar bent, klik op Preview results
  • Ga in de brief staan en klik op Finish & merge
  • Klik op Edit Individual Documents
  • Je kunt de brieven nog een keer controleren en eventueel aanpassen.

 

Opslaan, printen en versturen

Hierna kan je de brieven printen en versturen. Het is handig om het samengevoegde Wordfile op te slaan. Bewaar ook je briefopmaak met samenvoegvelden goed. Je kunt er voor een volgende brief/uitnodiging een handig kopietje van maken en aanpassen zodat je nog sneller een nieuwe brief kunt verzenden.

 

Maak een standaard sjabloon voor samenvoegen

 

Samenvoegen met andere versies van Word

Werk je met een andere versie dan Word 2013 of hoger, dan werkt het principe van samenvoegen hetzelfde. Het kan dan wel zijn dat de knoppen op een ander tabblad te vinden zijn. Ook zijn er nog uitgebreide mogelijkheden om de adreslijst voor het invoegen te editen en te sorteren, bijvoorbeeld op postcode. Handig bij grotere mailings!

 

Vind je het nog lastig? Oefen dan een paar keer met proefbestandje en wat losse adressen, dan zal je zien dat je het zo in de vingers hebt.

 

Wil je het liever zien?

In onderstaand filmpje van meneerdepuydt wordt nog eens stap voor stap uitgelegd hoe je moet samenvoegen.

\

Hulp nodig?

Wil je niet weten hoe je moet samenvoegen maar wil je wel een mailing uitdoen? Heb je hulp nodig bij het maken en versturen van een mailing? Neem dan contact met mij op. Als ik beschikbaar ben, neem ik graag die zorg uit handen. Heb je een vraag? Sluit dan aan bij het VOM vragenuur.

 

samenvoegen

 

Tagged under: