Gastblog Ies Biekart: Een schip op het strand, is een baken in zee!

By Blog

Even voorstellen…

Ik ben Ies Biekart en woon samen met Evelien. We wonen zowel in Brussel, waar Evelien werkt, als in Amsterdam. Ik hou van reizen naar exotische landen, zoals Uganda en Madagaskar. Ik hou erg van de natuur en speel golf. We hebben geen kinderen.

Ik ben eigenaar/oprichter van Visual Increase en help ondernemers bij het formuleren van bedrijfsplannen en strategie, het meten van de bedrijfsresultaten en het analyseren van risico’s. Dit zorgt ervoor dat de ondernemer met vertrouwen de toekomst tegemoet kan zien, meer focus krijgt en meer rust.

Kortom: Ik help bedrijven vooruit te komen. Daarnaast ben ik Zakelijk Succes Coach bij de Zakelijk Succes Academy.

Na een carrière bij de Koninklijke Marine en een werkzame periode bij een internationale organisatie, heb ik in 2015 mijn bedrijf opgericht, omdat ik merkte dat veel ondernemers moeite hadden om de toekomstvisie voor hun bedrijf te bepalen.
Ik heb ervaren dat organisaties een sterke groeispurt maken, nadat ik mijn ervaring, kennis en inspirerend leiderschap heb ingezet, en hun prestaties sterk verbeteren.

Mijn kracht als businesscoach…
Mijn kennis en ervaring in bedrijfsvoering, techniek en financiën, maakt dat ik een uitstekend gesprekspartner ben voor iedere ondernemer. Mijn jarenlange ervaring als business controller van grote organisaties als defensie en NAVO, zorgt ervoor dat ik snel tot de kern van de zaak kom.
Ik heb een no-nonsens aanpak en mijn motto is: Geld speelt een rol en het resultaat telt!

Met dit Blog geef ik aan waarom een officemanager een grote rol speelt om bedrijfsprocessen in een organisatie goed en automatisch te laten verlopen. Is jouw bedrijf een schip op het strand?

 

Een schip op het strand, is een baken in zee!

©AVDKM

Ik ben voor het eerst op het kantoor waar ik de komende tijd ga werken. In de voorgaande jaren heb ik veel gevaren en was mijn kantoor een hut aan boord van een schip. Alhoewel het ook mijn slaapkamer en mijn huiskamer was. Kantoor kon je het dus nauwelijks noemen. 2×3 m met een bureautje van 100 x 70 cm en een telefoon. Een kastje om spullen op te bergen en een bedbank om te zitten of te slapen. Een wastafeltje en een klein patrijspoortje, wat bij zonsondergang geblindeerd moest worden. Bovendien bewoog dat kantoor ook nog op de deining van de Atlantische Oceaan!

Nee, dan is dit wel anders. Een ruime 4×4 kamer met ramen, een ruim bureau van 2 meter met diverse kasten om zaken in op te bergen. Een PC om aan te werken. Zelfs planten in een hoekje. Hmmm… die kunnen trouwens wel wat zorg gebruiken. De voorganger had kennelijk niet zoveel met planten.

Ik kijk om me heen en denk dat ik het hier wel een tijdje kan uithouden als kersvers afdelingshoofd. Ik besluit eens een wandeling te maken langs de collega’s. Het werk als hoofd van een afdeling betekent tenslotte ook dat je goed contact houdt met de medewerkers en het Administratief OndersteuningsPunt (AOP) . Ik besluit om eerst maar eens bij dat AOP langs te gaan en mij te laten informeren hoe ik aan m’n documenten kom en wat ze bij dat AOP allemaal voor mij kunnen betekenen.

In het ‘zaaltje’ naast mij (want zo groot was het wel) zitten 1 man en 2 vrouwen. Kees, de chef van het AOP, heet mij hartelijk welkom en introduceert Nathalie en Carolien. Alle 3 werken ze voor de 3 afdelingen binnen de directie waarbij ze ook elkaar kunnen waarnemen bij afwezigheid. Kees werkt daarnaast ook voor de directeur. De ruimte is gezellig ingericht met een zitje, wat tijdschriften en een aantal platen aan de muur. Voornamelijk platen van een voetbalclub, zie ik. Kees zal wel een diehard fan zijn van ADO Den Haag.
De documenten die voor mij bestemd zijn, liggen in de kast in mijn postvak en dat puilt al behoorlijk uit. Wat wil je ook? Mijn voorganger is al 3 weken geleden gestopt en inmiddels is er wel het nodige binnengekomen. Na nog wat uitleg over de diverse werkzaamheden en hoe de afdelingen samenwerken, besluit ik meteen aan de slag te gaan, want op enkele dossiers in mijn postvak zie ik ‘spoed’ staan. Benieuwd wat daar zo spoed aan is. Het is immers vredestijd en voor zover ik weet is er geen verhoogde spanning of zo. Het bezoekje aan mijn collega’s en medewerkers doe ik dan later wel.

Ik bedenk mij overigens tegelijk dat ik eens moet vragen en uitzoeken wie mijn vervanger is als ik er even niet ben en wie er dan op let dat de werkzaamheden toch door blijven gaan. Kees heeft daar kennelijk geen aandacht voor. Hij is toch de chef van dit AOP?

Aan de slag met de documenten

Ik wandel terug naar mijn kantoor en vraag of iemand van het AOP mij wat koffie kan brengen. Dat had ik beter niet kunnen doen, want allervriendelijkst wordt me door Kees te verstaan gegeven, dat zij geen koffiejuffrouw spelen en als ik koffie wil, ik dat zelf even moet halen bij de automaat. Nou ja….het is niet anders. Ik ben nu immers onder de ambtenaren in Den Haag en mijn bevoorrechte positie aan boord is voorbij.

Het belangrijkste is dat ik de post sorteer op belangrijkheid en urgentie. Er zit ook een aantal hele dikke verwervingsdossiers bij, waar ik kennelijk geacht word iets van te vinden. De vraag is wat. Een aantal noodzakelijke handtekeningen is reeds door anderen gezet en van mij wordt kennelijk verwacht dat ik het fiatteer. Ik blader door het eerste dossier met ‘Spoed’. Ik word geholpen door een checklist, die ik in mijn bureaulade vind, en die aangeeft wat er allemaal gecontroleerd moet worden. De oorspronkelijke inkoper zal ik moeten vragen om uitleg. Sommige zaken zijn me niet duidelijk. Ik zal haar zo meteen maar even opbellen om langs te komen. Ik heb overigens nog geen telefoonlijst gevonden.

Gek eigenlijk dat dit dossier zolang in mijn postbak heeft gelegen, want de termijn van de offerte is al twee weken verlopen. Nou ja, kennelijk wordt de soep hier niet zo heet gegeten, als hij wordt opgediend!

 

Na nog wat kleinere dossiers die ik snel kan af paraferen, lees ik de laatste notulen van de directievergadering en zie ik de agenda voor de komende vergadering van a.s. woensdag. Oh! Daar zitten wat actiepunten voor mijn afdeling in! Straks maar eens vragen wie daar al wat aan heeft gedaan. Wie zat trouwens bij die directievergadering namens mijn afdeling? Mijn voorganger was immers al een paar weken weg. Ik maak een aantekening op m’n blocnote.

Ik duik in het volgende stuk. Een brief van een leverancier die op een betaling zit te wachten. Waarom ligt dat bij mij? Die had toch meteen naar de betaalafdeling gekund? Ik vink hem af op de roulatieflap, voeg de betaalafdeling toe als actie en gooi hem in de ‘UIT-bak’. Zo, dat was een snelle handeling. 🙂 ’t Ruimt al lekker op.

Ik vraag me ineens ook af hoe de archivering hier wordt gedaan. Word ik geacht van elk stuk een kopietje aan te houden, of wordt dat elders centraal gedaan? En als dat zo is, hoe vind ik dan stukken terug? Ik maak opnieuw een aantekening op een blocnote. ’t Wordt al een heel lijstje zo!

 

Daarna vind ik personeelskaarten in de stapel, die door mij moeten worden gecontroleerd. Bij enkele daarvan zit met een paperclip ook een declaratie van gemaakte dienstreizen. Tjonge jonge, moet ik mij daar als afdelingshoofd mee bezig houden? Ik had me wel wat anders voorgesteld toen ik bij een staf in Den Haag ging werken. En dan met een paperclipje! Dat vraagt toch om problemen als die stapel stukken in mijn postbak ligt. Straks verdwijnen al die bonnetjes of zitten ze aan een andere personeelskaart vast!

 

Aan de slag met de systemen of toch niet?

Er wordt op m’n deur geklopt en Nathalie komt binnen. Ze vraagt wanneer de afdeling bij elkaar moet komen zodat ik met alle medewerkers kan kennismaken. Dat staat voor vandaag gepland in mijn agenda, alleen de exacte tijd en de vergaderzaal moet nog worden geregeld. Ik kijk haar verbaasd aan en vraag haar hoe ik dan in mijn agenda kom. Ze kijkt me meewarig aan. ‘Is er dan nog niemand langs geweest van de afdeling IT, om mijn PC in te richten, m’n wachtwoorden te regelen en mij toegang te verlenen tot ‘het systeem’?’

‘Nee, ik heb niemand gezien, maar heb er verder ook niet op gelet, dus misschien stond ik net bij de koffie automaat’.

Ze lijkt het allemaal normaal te vinden, mompelt iets van ‘zo gaat het hier altijd’ en zal het meteen in orde maken. Ik zeg haar dat de afdelingsvergadering meteen na de lunch kan plaatsvinden en dat ze maar een zaaltje moet regelen. Ik heb geen idee of dat op zo’n korte termijn kan en of de medewerkers ook wel allemaal beschikbaar zijn. Ik hoop dat Nathalie of iemand anders dat vorige week al met de afdeling heeft afgestemd.

Ik vraag haar, vóór ze weggaat, ook nog wat ik aan moet met die dienstreis declaraties en ook gelijk maar waar mijn eigen declaratie naartoe moet.
Nathalie is hulpvaardig. ‘Nou, die declaraties van de medewerkers moet u paraferen voor akkoord en die zal ik dan naar de Directie Personeel brengen, die voor afhandeling en betaling zorgdraagt. Uw eigen declaratie moet u zelf invoeren in het systeem, printen en met de ‘interne post’ versturen naar de directeur, die tekent het af voor akkoord’.
Ik kijk haar verbijsterd aan. ‘Dus we voeren iets in een systeem, waarna we gaan printen en lopen?!’ ‘Waarom sturen we dat niet elektronisch naar de directeur, zodat het veel sneller gaat?’ Opnieuw de wat meewarige blik. ‘Ja dat had ik ook al bedacht, maar deze organisatie wil dat niet veranderen, dus blijft het zo. De reden is dat de directeur bijna nooit achter zijn PC zit en zijn secretaresse geen toegang heeft tot bepaalde personeelsgevoelige informatie’. En daar moest ik het dan maar mee doen.

Ik krijg een beeld van een schip op het strand in mijn hoofd.

Aan de slag: mijn to-do lijst

Ik noteer op m’n blocnote dat ik de volgende voorstellen ga doen:

  1. Er is iemand nodig die overzicht heeft van alle werkzaamheden binnen de afdeling/directie en die ‘gestudeerd heeft’ voor office manager. De mensen die werken in het AOP dienen veel pro-actiever te worden en moeten veel meer vooruit denken. Daar is sturing voor nodig: een taak voor de office manager. Het kan toch niet zo zijn dat als iemand gedurende een paar weken afwezig is, alle werkzaamheden voor die persoon blijven liggen?
  2. Iedereen moet weten hoe stukken gearchiveerd worden en op welke manier ze kunnen worden opgevraagd.
  3. Nieuwe medewerkers van hoog tot laag zouden een begeleider moeten krijgen, die hen snel wegwijs maakt in de gang van zaken. Ook zou een handleiding kunnen worden gemaakt waarin de meest belangrijke zaken staan. Dat moet uiteraard elektronisch benaderbaar zijn.
  4. Processen, af te wikkelen binnen de directie, moeten in kaart worden gebracht en veel meer gestroomlijnd.  Als systemen worden gebruikt om de processen uit te voeren, moet het systeem tot het maximale worden benut. Ook een mooie taak voor de proceseigenaren, waarbij de office manager een belangrijke rol speelt v.w.b. de administratieve processen.
  5. Ook moet iedere medewerker van hoog tot laag zijn taak kennen in dat proces en moet er een vervanger zijn bij afwezigheid zodat werkzaamheden niet blijven liggen. Dat betekent dus o.a. dat er functiebeschrijvingen moeten komen die zodanig zijn opgezet dat er ruimte is om iemands taak voor een tijdje over te nemen.

Ik besluit de komende week een afspraak te maken met Ronald, de Directeur Planning en Control en tevens mijn baas en zal vóór die tijd nog hier en daar eens mijn licht opsteken en bekijken wat er allemaal anders zou kunnen en vooral sneller, met minder arbeid. Misschien ook eens met Nathalie overleggen, waar zij denkt dat zaken beter kunnen. Zij kent de organisatie immers al een lange tijd en heeft daarover vast een mening.

Mijn conclusie is dat er binnen deze directie nog veel efficiencywinst valt te behalen en een goede office manager veel kan bijdragen om processen automatisch te laten verlopen. Dat schip moet naar volle zee!